Power Bi es una herramienta poderosa para analizar datos y crear informes visuales. Sin embargo, a veces es necesario trabajar con los datos en Excel para aplicar fórmulas adicionales o realizar otras tareas en Excel.
En este artículo, le mostraremos cómo puede obtener datos de Power Bi en Excel fácilmente. Desde conectar Power Bi y Excel hasta automatizar la actualización de datos, le guiaremos a través de todo el proceso de integración.
Siga leyendo para descubrir cómo puede mejorar su flujo de trabajo con estas dos herramientas de Microsoft.
Paso 1: Conectar Power Bi y Excel
La integración de Power Bi y Excel permite exportar los datos de Power Bi a Excel y viceversa. Para establecer una conexión entre Power Bi y Excel, sigue los siguientes pasos:
- Abre Power Bi y Excel en tu computadora.
- Selecciona «Obtener datos» en Power Bi y elige «Desde archivo de Excel» en el menú.
- Selecciona el archivo de Excel del que quieres obtener datos y haz clic en «Abrir».
- Power Bi importará los datos de tu archivo de Excel. Asegúrate de seleccionar la tabla que deseas utilizar para tus informes y haz clic en «Cargar».
¡Listo! Ya tienes una conexión establecida entre Power Bi y Excel y estás listo para comenzar a trabajar con tus datos.
Paso 2: Crear una consulta en Power Bi
Una vez conectadas Power Bi y Excel, es posible crear una consulta desde Power Bi para obtener los datos que se quieren exportar. Para ello se requiere seguir los siguientes pasos:
Paso 2.1: Abrir el Editor de Consultas en Power Bi
Para crear una nueva consulta, es necesario abrir el Editor de Consultas en Power Bi. Para ello, se debe seleccionar la opción «Transformar datos» en la pestaña «Inicio» de Power Bi.
Paso 2.2: Seleccionar la fuente de datos
En el Editor de Consultas se debe seleccionar la opción «Origenes» y luego «Excel» para elegir el archivo de Excel que se conectó anteriormente. Seleccionar la hoja de Excel que contiene los datos que se quieren exportar.
Paso 2.3: Aplicar transformaciones a los datos
En el Editor de Consultas se pueden aplicar diferentes transformaciones a los datos, como eliminar columnas innecesarias, cambiar nombres de columnas, filtrar datos, entre otras.
Para eliminar columnas innecesarias, simplemente se debe seleccionar la columna y presionar la tecla «Eliminar». Para cambiar un nombre de columna, se debe seleccionar la columna, hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción «Cambiar nombre».
Para filtrar datos, se debe seleccionar la columna y elegir la opción «Filtro» en la pestaña «Inicio». Luego, seleccionar los criterios de filtrado deseado.
Paso 2.4: Cargar los datos en Power Bi
Una vez realizadas las transformaciones deseadas, se deben cargar los datos en Power Bi. Para ello, en la pestaña «Inicio», seleccionar la opción «Cerrar y aplicar». Los datos se cargarán en Power Bi y estarán disponibles para crear visualizaciones y reportes.
Paso 3: Exportar datos de Power Bi a Excel
Una vez que hayas creado tu consulta en Power Bi, sigue estos pasos para exportar los datos a Excel:
- Selecciona el botón «Exportar datos» en la cinta de opciones.
- Elige la opción «Excel» en el menú desplegable.
- Selecciona la ubicación donde deseas guardar el archivo de Excel.
- Es probable que se te pregunte si deseas exportar la consulta completa o solo una sección. Elije la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
- Haz clic en «Exportar» para comenzar el proceso de exportación.
Una vez que se haya completado la exportación, podrás abrir el archivo de Excel y ver tus datos. Ten en cuenta que los datos solo serán una instantánea del momento en que se realizó la exportación y no se actualizarán automáticamente.
Si necesitas que los datos se actualicen automáticamente, deberás importar los datos de Excel a Power Bi y configurar la actualización de datos. Aprende cómo hacerlo en el siguiente paso.
Paso 4: Importar datos de Excel a Power Bi
Después de exportar los datos de Power Bi a Excel, puede ser útil importar los datos modificados nuevamente a Power Bi. A continuación se muestra cómo hacerlo:
- Abra Power Bi y seleccione «Obtener datos» en la página de inicio.
- Seleccione «Archivo» y luego «Excel».
- Busque el archivo de Excel que desea importar y haga clic en «Abrir».
- Seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar y haga clic en «Cargar».
- Power Bi importará automáticamente los datos de Excel y los agregará al informe actual.
Asegúrese de revisar los datos importados y realizar cualquier limpieza o transformación necesaria antes de utilizarlos en su informe.
Paso 5: Automatizar la actualización de datos
Una vez que hayas conectado Excel y Power Bi, creado una consulta y exportado/importado los datos, es importante mantenerlos actualizados. Puedes hacerlo de forma manual, pero esta tarea puede volverse tediosa si tienes que hacerla con mucha frecuencia.
Afortunadamente, Power Bi te permite automatizar la actualización de datos en Excel. Sigue estos sencillos pasos:
- Abre el archivo de Excel que contiene los datos que deseas actualizar.
- En la pestaña «Datos», selecciona «Conexiones».
- Selecciona la conexión de Power Bi que deseas actualizar y haz clic en «Propiedades».
- En la ventana de propiedades, selecciona la pestaña «Actualización».
- Elige la frecuencia con la que deseas actualizar los datos y haz clic en «Aceptar».
De esta manera, los datos en Excel se actualizarán automáticamente según la frecuencia que hayas seleccionado. Esto te ahorrará tiempo y te asegurará que siempre estés trabajando con la información más reciente.
Trucos adicionales para integrar Power Bi y Excel
Además de los pasos básicos para obtener datos de Power Bi en Excel, hay algunos trucos adicionales que pueden ayudarte a mejorar tu flujo de trabajo.
1. Aprende a usar Power Query y Power Pivot
Si eres un usuario avanzado de Excel, es probable que ya conozcas Power Query y Power Pivot. Estas herramientas pueden ser muy útiles para obtener y manipular datos en Excel. Y lo mejor es que también se pueden usar con Power Bi. Aprender a usar Power Query y Power Pivot puede ayudarte a simplificar tus procesos de análisis y obtener resultados más precisos.
2. Usa la función IMPORTDATA en Excel
La función IMPORTDATA en Excel te permite importar datos de una URL, como una hoja de cálculo de Google Sheets o un archivo CSV alojado en la nube. Puedes usar esta función para importar datos de Power Bi y tenerlos actualizados automáticamente en Excel. Simplemente copia y pega la URL del archivo de Power Bi en la función IMPORTDATA y Excel se encargará del resto.
3. Crea un informe de Power Bi incrustado en Excel
Si tienes un informe de Power Bi que quieres compartir con alguien que no tiene acceso a Power Bi, puedes incrustarlo en Excel. Para hacer esto, abre tu informe en Power Bi, haz clic en el botón «Compartir» y selecciona «Incrustar». Luego, copia el código generado y pégalo en una hoja de Excel. Tu informe de Power Bi ahora se mostrará en Excel y se actualizará automáticamente cuando se actualice en Power Bi.
4. Usa la función GETPIVOTDATA en Excel
Si estás trabajando con tablas dinámicas en Excel, la función GETPIVOTDATA puede ser muy útil. Esta función te permite obtener datos específicos de tu tabla dinámica, como el valor de una celda en particular o el total de una columna. Puedes usar esta función para obtener datos de una tabla dinámica de Power Bi incrustada en Excel.
Estos trucos adicionales pueden ayudarte a aprovechar al máximo la integración de Power Bi y Excel. Prueba estas técnicas y verás cómo pueden mejorar tus procesos de análisis y reporte.
Herramientas complementarias para trabajar con Power Bi y Excel
Además de las funciones nativas de Power Bi y Excel para obtener y exportar datos entre ambos programas, existen herramientas complementarias que pueden ser de gran utilidad para una integración más eficiente.
Power Query
Power Query es una herramienta gratuita de Microsoft que se integra perfectamente en Excel y que permite limpiar, transformar y unir datos de diferentes fuentes, incluyendo Power Bi. Al utilizar Power Query, se puede ahorrar tiempo al automatizar el proceso de limpieza y transformación de datos.
Power Pivot
Power Pivot es una herramienta de análisis de datos que permite trabajar con grandes cantidades de información y crear relaciones entre diferentes tablas. Al integrar Power Bi y Excel, Power Pivot puede ser muy útil para analizar y visualizar los datos importados desde Power Bi.
Power Apps
Power Apps es una herramienta que permite crear aplicaciones personalizadas sin necesidad de programar. Al integrarse con Power Bi, es posible crear aplicaciones que muestren datos en tiempo real de la fuente de datos de Power Bi.
Azure Data Factory
Azure Data Factory es una herramienta en la nube que permite crear flujos de trabajo de datos, extraer, transformar y cargar (ETL) datos en diferentes orígenes y destinos. Al integrar Power Bi y Azure Data Factory, se puede automatizar el proceso de actualización de los datos de Power Bi.
En resumen, estas herramientas complementarias pueden ayudar a aprovechar al máximo la integración entre Power Bi y Excel, permitiendo una mayor eficiencia en el análisis y visualización de datos.
Conclusión
En resumen, integrar Power Bi y Excel puede ser de gran utilidad para aquellos que necesitan trabajar con grandes conjuntos de datos, visualizarlos de manera efectiva y automatizar sus procesos de análisis.
En primer lugar, hemos visto cómo conectar Power Bi y Excel, lo que nos permite acceder a los datos de Power Bi directamente desde Excel. Luego, aprendimos a crear consultas en Power Bi y exportar los datos a Excel, lo que nos permite analizarlos de manera más detallada en Excel. También vimos cómo importar datos de Excel a Power Bi para visualizarlos de manera efectiva en las distintas herramientas de visualización de Power Bi.
Además, automatizar la actualización de datos nos permite ahorrar tiempo valioso y garantizar que siempre tengamos los datos más actualizados en nuestras visualizaciones de Power Bi.
Consejos adicionales
Pero esto no es todo lo que podemos hacer con Power Bi y Excel. Hay muchos trucos adicionales que podemos utilizar para mejorar nuestra experiencia, como la creación de tablas dinámicas en Excel y la configuración de alertas de Power Bi en Excel.
Herramientas complementarias
Por último, existen herramientas complementarias que ofrecen aún más posibilidades para trabajar con Power Bi y Excel, como Power Query y Power Pivot. Estas herramientas nos permiten manipular, combinar y analizar grandes conjuntos de datos de manera efectiva en Excel.
En conclusión, integrar Power Bi y Excel puede ser la solución perfecta para aquellos que necesitan trabajar con grandes conjuntos de datos, visualizarlos de manera efectiva y automatizar sus procesos de análisis. Con los pasos y trucos que se han presentado en este artículo, estamos seguros de que podrás mejorar tu experiencia de trabajo con estos dos potentes programas.